Внутренняя документация редко умирает сразу. Сначала регламент лежит в общем диске, потом кусок переезжает в Notion, потом появляется закреплённое сообщение в чате с «актуальной версией», потом кто-то заводит Confluence — и через год на вопрос «как оформить командировку» есть четыре ответа разной степени свежести и ни одного авторитетного.
База знаний в DTPulse не пытается быть лучшей вики в мире. Она пытается быть единственной — той, что лежит в том же портале, где оргструктура, отпуска и профили, и куда сотрудник и так заходит каждый день.
Дерево статей
Статьи организованы деревом: у каждой может быть родитель и любое количество дочерних. Вложенность не ограничена — «Онбординг» разворачивается в «Первый день», «Доступы», «Кто есть кто», а внутри доступов лежат отдельные инструкции по системам.
Слева — навигация по дереву, сверху открытой статьи — хлебные крошки от корня, так что понятно, где вы находитесь и что лежит рядом. У компании есть корневая статья, которую нельзя удалить: она всегда служит точкой входа. Под текстом статьи видно, кто автор и когда обновлял.
Удаление статьи удаляет и вложенные в неё — это осознанная механика дерева, и о ней стоит помнить, снося раздел целиком.
Редактор
Текст пишется в Markdown, рядом — вкладка предпросмотра, чтобы посмотреть результат до сохранения. Поддерживаются заголовки, списки, таблицы, ссылки и картинки — тем же движком, что рендерит юридические документы на сайте.
Markdown выбран сознательно: он переживает копирование между системами, читается в исходнике и не превращает статью в неразбираемую разметку через два года. Мы пробовали визуальный редактор и вернулись к Markdown с предпросмотром — потери на конвертации туда-обратно того не стоили.
К статье прикрепляются файлы — до 5 МБ на файл. Они отображаются отдельным блоком под текстом: там уместны шаблон заявления, схема офиса, презентация с последнего общего собрания. Объём вложений расходует хранилище компании: 100 МБ на бесплатном тарифе, 1 ГБ на TEAM, 10 ГБ на BUSINESS, 100 ГБ на ENTERPRISE.
Поиск
Поиск включается с двух введённых символов и ищет по всем статьям компании. Результат показывается не плоским списком заголовков, а с путём по дереву — сразу видно, что «Доступы» из раздела «Онбординг» и «Доступы» из раздела «Безопасность» это разные статьи.
Это тот случай, когда важнее не найти, а понять, что нашлось. Ответ на вопрос «где лежит правильный регламент» обычно упирается именно в контекст, а не в наличие текста.
Кто может писать
По умолчанию статьи создают и правят администратор и HR — так база знаний остаётся управляемым набором регламентов, а не свалкой заметок. Одним переключателем в настройках компании редактирование открывается всем сотрудникам, если вам ближе модель общей вики.
Статьи переживают уход автора: если сотрудника удаляют из системы, текст остаётся на месте.
Кому это экономит время
Новому сотруднику — первая неделя без десяти вопросов в общий чат. Ссылка на раздел онбординга даётся один раз и работает для всех следующих.
HR — регламент по отпускам пишется один раз и лежит там же, где сотрудник оформляет отпуск. Не нужно объяснять, куда идти читать.
Руководителю команды — инструкции по процессам живут не в его личных сообщениях.
Компании — уход человека не уносит с собой знание о том, как что работает. Это самая скучная и самая дорогая проблема из всех перечисленных.
Как связано с остальным порталом
База знаний — раздел портала, а не отдельный сервис: те же учётные записи, те же роли, тот же вход. Никому не нужно заводить ещё один аккаунт, никого не нужно отключать отдельно при увольнении — доступ пропадает вместе с доступом к порталу.
Раздел можно выключить для компании целиком и переставить в боковом меню туда, где он вам нужен, — как и остальные разделы.
Для установки на своих серверах это особенно заметно: внутренние регламенты и вложения лежат в вашей базе данных, а не в чужом облаке, и не требуют отдельного разговора со службой безопасности про ещё одного подрядчика.
С чего начать
Начните не с идеальной структуры, а с трёх статей, которые вы и так пересказываете каждому новому человеку: как устроен рабочий день, как оформить отпуск, к кому идти с вопросами по доступам. Дерево дорастёт само — обычно за счёт того, что кто-то устал отвечать на один и тот же вопрос.
База знаний доступна на всех тарифах, включая бесплатный до 10 человек.