Выходное интервью — та практика, которую в компании на двести человек все считают полезной и почти никто не делает. HR проводит его, когда успевает; ответы остаются в личных заметках; через год на вопрос «почему от нас уходят» отвечают по памяти и по последнему громкому случаю. Хуже того, разговор чаще всего назначают уже после того, как человек мысленно ушёл, — и получают вежливые формулировки.
Выходная анкета решает узкую часть этой задачи, но решает её надёжно: спрашивает всех, в один и тот же момент, одними и теми же словами, и складывает ответы в ряд, который можно смотреть за год.
Анкета появляется сама в нужный день
HR настраивает одну анкету на компанию и включает её. Дальше вручную не делается ничего.
Когда в карточке сотрудника проставляется дата последнего рабочего дня, система сохраняет для него снэпшот текущих вопросов. В его последний рабочий день у него в меню появляется раздел с красным счётчиком; сотрудник заполняет анкету и отправляет, счётчик пропадает. На следующий день доступ к порталу закрывается автоматически — вместе со всем остальным.
Окно ровно одно — тот самый день, посчитанный по часовому поясу компании. Ни раньше, ни позже анкета не открывается, письма-приглашения система не шлёт, а отправленные ответы потом не редактируются. Из этого следует практический вывод: дату последнего рабочего дня стоит ставить заранее, а не задним числом, иначе окно закроется до того, как откроется.
Снэпшот важнее, чем кажется. Формулировки вопросов можно править когда угодно: уже выданные анкеты остаются такими, какими их увидел человек, а в аналитике старые и новые ответы всё равно складываются в один ряд — они связаны по идентификатору вопроса, а не по тексту. Даже вопрос, удалённый из шаблона, не исчезает из истории: ответы на него видны в сводке за тот период, когда он задавался.
Что можно спросить
Конструктор тот же, что у пульс-опросов: NPS, шкала с настраиваемым диапазоном и подписями к значениям, выбор одного варианта, выбор нескольких, ранжирование и свободный текст. Любой вопрос помечается обязательным, в анкете их может быть до пятидесяти.
Пока в анкете нет ни одного вопроса, включить её нельзя — переключатель откажется и объяснит почему. Это защита от пустой рассылки, которая создаёт видимость процесса и не собирает ничего.
Кто видит ответы
Ответы не анонимны, и это сказано прямо в форме, которую видит уходящий: «ответы уйдут HR».
Читать анкеты и сводную аналитику могут только HR и администратор компании — это ограничение на уровне сервера, а не спрятанный пункт меню. Руководитель уходящего сотрудника доступа не имеет, включая того руководителя, о котором в анкете, возможно, идёт речь.
Анонимности здесь нет намеренно. Анкету заполняет один человек в один момент, и любые обещания обезличивания были бы формальностью: понять, кто её заполнил, можно по дате. Честнее сказать это вслух — тем более что смысл выходной анкеты как раз в возможности вернуться к человеку с уточняющим вопросом. Для по-настоящему анонимного сбора мнений в портале есть пульс-опросы: там анонимность обеспечена структурой хранения и k-анонимизацией агрегатов, а не обещанием.
Один уход — история, двадцать — данные
Список анкет показывает всех уволенных за период, включая тех, кто ничего не заполнил: строка помечается «Не заполнено». Доля заполнивших — сама по себе показатель, который стоит держать на виду.
Вкладка аналитики строится по выбранному диапазону дат. Сверху — график увольнений по периодам: он считает все уходы, а не только заполненные анкеты, поэтому средние всегда видно на фоне реального масштаба. Дальше карточка на каждый вопрос: у числовых — столбцы среднего по периодам и линия накопленного среднего, которая гасит шум на маленьких выборках; у вариантов ответа — стопка по опциям; у ранжирования — список опций по средней позиции; у текстовых — раскрывающийся список ответов целиком, каждый с именем автора и датой ухода. Справа у каждой карточки сводка за весь период: среднее, медиана, число ответов.
Гранулярность подбирается сама: недели для диапазона до двух месяцев, месяцы для более длинных. Отдельная анкета открывается в исходном виде — с теми вопросами, которые человек видел, и его ответами.
Кому это экономит время
HR — не нужно назначать и проводить разговор с каждым уходящим, чтобы получить базовый набор ответов. Разговор остаётся там, где он действительно нужен, а не там, где на него не хватило календаря.
Руководству — вместо «кажется, уходят из-за зарплаты» появляется ряд за год, в котором видно, менялась ли оценка и в какой момент.
Уходящему сотруднику — пять минут в последний рабочий день вместо встречи, на которую неловко соглашаться. И понимание, кто прочитает ответ.
Компании — сохраняется то, что иначе теряется целиком: почему ушёл человек, которого HR принимал два года назад и который был последним, кто помнил, как работает интеграция с биллингом.
Как связано с остальным порталом
Анкета не отдельный процесс, а часть увольнения, которое и так делается в карточке сотрудника. Ставите дату последнего рабочего дня — анкета выдаётся, доступ к порталу закрывается в полночь следующего дня, человек пропадает из оргструктуры, карты, календаря отсутствий и списка дней рождения. Отдельного чек-листа для отключения не требуется.
Раздел можно выключить для всей компании одним переключателем в настройках.
С чего начать
Составьте пять-семь вопросов, а не двадцать: анкету заполняют в последний рабочий день, между передачей дел и прощанием. Один-два числовых, чтобы был тренд, остальные — открытые. Включите переключатель и вернитесь к разделу через квартал: к этому моменту там будут данные, а не одна строка.
Выходная анкета доступна на всех тарифах, включая бесплатный до 10 человек.