У каждой компании есть три-четыре вещи, которые она обязана хранить про сотрудника и которых нет ни в одном готовом портале. Номер пропуска. Дата окончания медосмотра. Размер футболки для мерча. Категория водительских прав. Номер трудового договора. Ничего экзотического — просто набор, который у соседней компании другой.
Обычно эти вещи живут в отдельной таблице, которую ведёт один человек, и которая расходится с основной базой через два месяца. Кастомные поля переносят их туда, где им место — в карточку сотрудника, рядом с должностью и отделом.
Восемь типов
Поле создаётся в админке за полминуты: название, сущность, тип. Типов восемь — короткий текст, длинный текст, число, дата, ссылка, флажок, выбор одного значения из списка и выбор нескольких.
Для списков задаются варианты. Любое поле можно сделать обязательным. Длинный текст на карточке отображается как markdown, поэтому в него нормально ложатся списки и абзацы, а не одна простыня.
Поля заводятся отдельно для сотрудников и для отделов. У отделов это часто оказывается полезнее, чем ожидаешь: код центра затрат, юрлицо, номер бюджетной статьи.
Кто заполняет
По умолчанию значения заполняют администратор и HR — в форме сотрудника поля появляются сразу после создания, без перезапуска и без обращения к разработчику.
Отдельным флажком поле можно открыть для самостоятельного редактирования — тогда сотрудник правит своё значение сам из своей карточки. Это ровно то, что нужно для размера футболки, аллергии на кухне или ника в игровом чате: данные, которые HR не должен собирать вручную.
На той же странице настраивается, какие встроенные поля сотрудник может править сам: фотография, мобильный телефон, языки и блок «о себе». Логика одна и та же, поэтому решение принимается один раз и в одном месте.
Поля становятся колонками
Самое ценное начинается после того, как значения заполнены. Каждое кастомное поле появляется в списке сотрудников в админке как обычная колонка — со своей сортировкой и своим фильтром, подобранным под тип: подстрока для текста, диапазон дат для дат, минимум-максимум для чисел, множественный выбор для списков. У списков есть переключатель «любое из / все из», так что «покажи всех, у кого есть и допуск, и категория C» — это два клика, а не выгрузка в Excel.
Колонки переставляются перетаскиванием заголовков, порядок запоминается. Кнопка выгрузки CSV отдаёт ровно то, что вы сейчас видите на экране: применённые фильтры, сортировка и набор колонок переносятся как есть, с BOM, чтобы Excel корректно открыл кириллицу.
Значения кастомных полей также входят в JSON-выгрузку данных компании — ту же, что используется для переезда и для запросов на предоставление данных.
Честно о границах
У кастомных полей нет отдельных правил видимости: значение видно всем, кто может открыть карточку этого сотрудника. Это осознанное решение — поле остаётся простым и предсказуемым, — но оно означает, что зарплате, результатам оценки и медицинским диагнозам здесь не место. Для чувствительных данных в портале есть разделы со своей ролевой моделью.
Массовая загрузка сотрудников из CSV работает по встроенным колонкам; значения кастомных полей проставляются в карточке сотрудника после импорта.
Сколько полей можно завести
Число полей ограничено тарифом: 3 на бесплатном, 10 на Team, 30 на Business, 100 на Enterprise и 500 на Enterprise+. Текущий расход виден на странице тарифа полосой рядом с остальными лимитами, а при попытке перейти на младший тариф портал заранее покажет, по каким осям вы за него не проходите, — вместо того чтобы молча удалить лишнее.
Практика показывает, что десяти полей хватает надолго: соблазн завести двадцать обычно означает, что три из них должны были быть отдельным справочником.
Кому это экономит время
HR — исчезает та самая параллельная таблица. Данные лежат в одном месте, обновляются вместе с остальной карточкой и не требуют сверки.
Администратору — новое поле появляется тогда, когда оно понадобилось, а не в следующем релизе. Никакой заявки на доработку.
Офис-менеджеру и АХО — списки под конкретную задачу собираются фильтром: кому заказывать пропуск, кому продлевать медосмотр, кому какой размер.
Сотруднику — свои данные можно поправить самому, не отправляя письмо в HR ради смены номера телефона.
Как связано с остальным порталом
Кастомные поля — это продолжение той же карточки сотрудника, на которой держатся оргструктура, карта офиса, отсутствия и оценка. Значение, заполненное один раз, видно в панели профиля из дерева, из карты и из списка в админке — это одна и та же карточка, показанная с разных сторон.
С чего начать
Заведите три поля, которые вы прямо сейчас держите в отдельной таблице, и перенесите значения. Одно из них почти наверняка стоит открыть сотрудникам на самостоятельное редактирование — начните с него и посмотрите, сколько писем в HR это уберёт.
Кастомные поля доступны на всех тарифах, включая бесплатный.